발행한 학원비 청구서의 항목이 달라졌을 때, 삭제후 재발행을 하셨나요? 이제 그러실 필요 없습니다.
이번 달 청구서를 모두 보낸 뒤 특강 신청이 들어왔습니다. 😀
다른 학생은 여러 과목 가운데 하나만 취소합니다.😢
바뀐 학생은 몇 명뿐인데 청구서를 다시 발행하려니 수납 내역과 학부모 안내까지 다시 맞춰야 할 것 같습니다.😡
이런 일, 학원에서는 수시로 있는 일이지요?
항목을 추가하거나 일부 삭제하려는 경우라면 기존 청구서 전체를 없앨 필요가 없습니다. 어나더클래스에서는 발행한 청구서에 변경사항을 반영할 수 있습니다.
어디까지 수정할 수 있고 이미 납부한 학생이 있을 때는 무엇을 확인해야 하는지 차례로 설명드리겠습니다.
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저는 15년 이상 과학을 가르치고 원을 운영하면서, 청구를 마친 뒤 특강 신청이나 일부 수강 취소처럼 사정이 달라지는 순간을 여러 번 겪었습니다.
이미 보낸 내용을 다시 맞춰야 할 때면 변경 자체보다 학부모 안내와 수납 기록을 함께 챙기는 일이 더 부담스러웠습니다.
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바뀐 학생만 골라 기존 청구서를 수정합니다
수납 진행상황의 작업 화면으로 들어가 상단 요약란에 있는 ‘청구서 수정’을 누릅니다.
처음 청구서를 작성할 때와 같은 방식으로 대상 학생의 항목을 추가하거나 삭제한 뒤 저장하면 됩니다.
상단 요약란의 ‘청구서 수정’을 눌러 항목 추가와 삭제를 시작합니다.
상황별로는 다음처럼 처리할 수 있습니다.
특강 신청이 뒤늦게 들어왔다면 해당 학생에게 특강 항목을 추가합니다.
상급반 이동으로 금액이 달라졌다면 기존 항목을 삭제하고 변경된 항목을 추가합니다.
여러 과목 중 하나만 수강 취소했다면 취소한 항목만 삭제하고 나머지는 그대로 둡니다.
청구서 발행 이후 등록된 학생도 같은 청구 대상에 추가할 수 있습니다.
이 학생에게는 청구서 발행 알림이 전송됩니다.
이미 납부한 학생은 금액부터 확인합니다
완납한 학생의 청구액을 늘려 다시 미납 상태가 되면 청구서 수정 발행 알림이 전송됩니다.
학부모는 수정된 청구서에서 추가로 납부할 금액을 확인할 수 있습니다.
반대로 수정한 청구액을 이미 결제된 금액보다 낮게 저장할 수는 없습니다.
결제 후 수강 취소로 감액이나 환불이 필요하다면 먼저 송금환불이나 카드 취소등으로 수납금액을 조금 줄인 후 청구서를 수정해 주세요.
수정할 수 없는 청구서도 있습니다
좀 상식적이긴 하지만, 그래도 한번 정리해볼까요? 😁
취소되거나 마감된 청구서는 다시 수정할 수 없습니다.
취소됨, 마감됨 부분을 눌러서 청구서를 다시 살린후 진행할 수 있습니다.
모든 항목을 삭제해 빈 청구서로 만드시는 것은 안됩니다. 취소하려고 하셨던 거지요? 그럴 경우 해당 청구서를 바로 취소해주시면 됩니다.
저장하기 전에는 다음 세 가지만 확인하면 됩니다.
물론 자동으로 확인도 되고 규칙을 넘을 시 안내가 나갑니다. ^^
청구서가 취소 또는 마감된 상태인지
이미 결제된 금액보다 청구금액을 줄이려 하는지
남겨야 할 항목과 삭제할 항목이 무엇인지
청구서는 한 묶음 안에서도 학생마다 항목과 금액을 다르게 구성할 수 있습니다.
그래서 처음부터 ‘9월 수강료’처럼 월별 제목으로 묶음을 만들고, 월중에 생긴 변경만 같은 묶음에 반영하는 방식으로 운영할 수 있습니다.
이렇게 운영하시면 월에 청구서그룹을 딱 1개씩만 남기면서 깔끔하게 관리할 수 있습니다.
삭제-추가발행을 반복하는 것 보다 관리하기에도 훨씬 좋습니다.
🎉
발행한 청구서를 무조건 취소하고 다시 만들기 전에, 기존 묶음에서 필요한 학생과 항목만 고칠 수 있는지 먼저 살펴보세요.
자세한 화면은 어나더클래스 가이드 페이지에서 “[업데이트] 청구서 발행 후 수정”을 검색해 확인할 수 있습니다.