학원비 결제, 학원비 자동 청구, 어클에서는 모든 학생을 같은 날짜에 맞출 필요가 없습니다.
학생마다 납부일이 다른데도 학원비 자동 청구를 쓸 수 있을까요? 월초에 함께 내는 학생도 있고, 등록일을 기준으로 다음 수강료를 받는 학생도 있고, 정해진 회차를 마친 뒤 청구해야 하는 학생도 있어 한 가지 규칙으로 묶기 어렵습니다.
보통 한가지는 포기하고 일괄청구 혹은 일괄금액정도를 제공하는 앱을 찾아 쓰실수 밖에 없었지요?
네.
어클에서는 서로 다른 청구 기준을 같은 날짜로 통일하지 않고 운영할 수 있습니다.
우리 원의 학생을 어떤 기준으로 나누고, 각 경우에 맞는 청구 시점을 어떻게 관리하는지 이 글에서 살펴보겠습니다.
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저도 대치동과 분당에서 15년 이상 학생들을 가르친 경험이 있습니다.
원을 운영할 때 월초에 함께 내는 학생과 중간에 시작한 학생, 보강으로 회차가 달라진 학생이 섞이면 청구 날짜를 머릿속이나 액셀로 챙기기 어려웠습니다.
수업보다 이런 예외를 놓치지 않는 데 신경을 더 쓰는 날에는, 원장 일이 기억력에 기대서는 안 된다는 생각이 들었습니다.
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먼저 학생을 청구 기준에 따라 나눕니다
모든 학생의 납부일을 하나로 맞출 필요는 없습니다.
현재 어나더클래스에서는 학생·청구서 템플릿별로 다음 세 가지 흐름을 나누어 운영할 수 있습니다.
월 고정일형: 매월 정해진 날짜를 기준으로 청구서를 발행하는 학생
개인 시작일형: 학생별 수업 시작일을 기준으로 지정한 며칠 전에 청구서를 발행하는 학생
회차제형: 교사가 기록한 수업 회차가 지정 횟수에 도달하면 다음 날 청구서를 발행하는 학생
먼저 현재 원생 명단을 이 세 기준으로 구분하면 됩니다.
같은 클래스에 속해 있어도 청구 기준이 다르다면 학생별로 서로 다른 자동발행일이나 회차 조건을 적용할 수 있습니다.
심지어 한 학생이 회차제 수업도 받고, 월 고정일 청구서도 받는 등 2개 이상의 그룹에 넣을 수도 있습니다.
금액이 다른 학생은 반복 항목을 학생별로 저장합니다
청구 날짜만 나누어도 금액을 매번 다시 입력해야 한다면 일이 충분히 줄지 않습니다.
수강료·할인·차량비처럼 반복되는 청구 항목은 학생별 템플릿에 저장하고, 자동발행에 사용할 항목으로 설정할 수 있습니다.
이번 달에만 할인이 들어가거나 추가 금액이 생겼다면 저장된 내용을 바탕으로 만든 청구서에서 해당 월의 예외만 확인해 수정하는 방식으로 운영합니다.
학생별 청구 기준과 반복 항목은 청구서 템플릿에서 나누어 관리합니다
형제 할인을 운영한다면 할인 항목과 금액을 각 학생의 청구 내용에 반영해 두는 방식으로 관리할 수 있습니다.
오래다닌 재원 할인, 고마운 소개할인도 가능합니다.
등록일이 다른 학생은 시작일을 청구 기준으로 씁니다
학생별 특정일 자동청구에서는 수업 시작일과 청구 시점을 연결합니다.
예를 들어 시작일 며칠 전에 청구서를 발행하도록 설정하면, 매달 달력을 보며 학생별 날짜를 다시 찾지 않아도 됩니다.
휴원이나 질병으로 수업 주기가 밀렸을 때는 다음 시작일을 옮기거나 발행을 보류해 이후 청구 시점을 조정할 수 있습니다.
회차제는 ‘등원 횟수’가 아니라 ‘수업 회차 기록’으로 계산합니다
회차제 학생은 교사가 출결에 실제 수업 회차를 기록하고, 지정 회차가 채워지면 다음 날 새 청구서가 자동발행되도록 설정할 수 있습니다.
날짜별 수업 기록이 남기 때문에 다음 청구 시점을 기억에만 의존하는 일을 줄일 수 있습니다.
여기서 기준은 학생이 출결기기에 남긴 단순 등·하원 기록이 아닙니다.
교사가 남긴 수업 회차 기록이 자동발행 조건으로 사용됩니다.
보강이나 일정 변경이 잦은 수업이라면 실제로 진행한 회차를 빠뜨리지 않고 기록하는 것이 먼저입니다.
발행 뒤에는 안내와 수납 기록으로 이어집니다
청구서가 자동발행되면 성공·실패 결과를 운영 알림에서 확인할 수 있고, 원 설정에서 자동발행 청구서의 알림 방식을 선택할 수 있습니다.
결제용 알림톡을 사용하면 어나더클래스에 가입하지 않은 학부모도 알림톡 링크를 외부 브라우저에서 열어 결제할 수 있습니다.
온라인 결제가 완료되면 해당 결과가 수납 기록에 자동 반영됩니다.
계좌이체나 현금으로 받은 금액은 담당자가 실제 입금을 확인한 뒤 학생 청구서에 수납 내역으로 기록하며, 일반 현장결제도 같은 학생의 납부 현황에 합쳐 관리할 수 있습니다.
연동 카드단말기에서 학생 청구서를 기준으로 결제한 경우에는 승인 결과가 수납 기록에 자동 반영됩니다.
실제 운영에서는 발행 결과와 권한을 함께 확인합니다
학생 상세의 학원비 탭에서는 청구일·청구 내역·진행상황·금액·수납 상태를 확인할 수 있습니다.
이 화면과 학원비 업무는 관리자 또는 학원비 권한을 받은 운영자가 사용할 수 있습니다.
전체 흐름은 학생별 청구 기준과 반복 항목을 저장하고, 조건에 맞춰 청구서를 발행한 뒤, 결제수단별 수납 기록을 한 학생의 납부 현황에서 확인하는 구조입니다.
온라인 결제와 연동 단말기 결제는 수납 기록에 자동 반영하고, 계좌이체·현금·일반 현장결제는 담당자가 확인해 기록합니다.
이렇게 청구와 수납을 연결하면 날짜가 다른 학생을 하나의 납부일에 억지로 맞추지 않고 관리할 수 있습니다.
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학생마다 금액과 청구일이 다르다면 먼저 원생을 월 고정일형·개인 시작일형·회차제형으로 나누어 보세요.
그다음 가장 자주 놓치는 학생 한 명부터 청구 기준과 반복 항목을 설정하면 우리 원에 맞는 흐름을 확인하기 쉽습니다.
설정 방법은 어나더클래스 가이드 페이지에서 “학생 개인별 특정일 자동 청구”를 검색해 살펴보세요.
현장에서 청구일을 다시 찾는 일을 줄일 수 있도록 사용 흐름도 계속 다듬겠습니다.